¿Qué es la gestión ágil de proyectos y portafolios?

La gestión de proyectos y portafolios (PPM) se refiere a la administración centralizada de proyectos. La gestión ágil de proyectos y portafolios lleva este concepto a un nivel superior al incorporar datos en tiempo real para la priorización del trabajo. Esto permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y ofrecer valor a los clientes con mayor rapidez. Las prácticas de PPM ágil ayudan a los equipos a entregar software de mayor calidad en menos tiempo y a mejorar la colaboración interdisciplinaria en toda la organización. Y la metodología ágil no está limitada únicamente a los desarrolladores de software: los gerentes de proyectos, los gerentes de producto, el equipo de finanzas, el equipo de asuntos legales e incluso el equipo ejecutivo pueden beneficiarse de la gestión ágil de proyectos, especialmente cuando está disponible como parte de una plataforma DevOps integral como GitLab.

El enfoque de PPM ágil se centra en permitir que una empresa ofrezca valor de manera continua al optimizar los métodos mediante los cuales se crea dicho valor, y realizarlo de una manera sostenible y predecible. PPM ágil logra esto al permitir que los equipos:

• Alinear de manera consistente las prioridades con los objetivos comerciales y las metas estratégicas

• Comprender con precisión su propio rendimiento y capacidad de entrega, así como la de sus compañeros de equipo.

• Minimizar los riesgos (y costos) asociados con respuestas lentas o tardías a problemas como errores de software o reclamaciones de clientes

• Tomar decisiones rápidas en respuesta a las necesidades cambiantes de los clientes o las condiciones del mercado

• Ofrecer y recibir comentarios rápidos tanto de los compañeros de trabajo como de los clientes.

1. Comience con la estrategia y planifique de manera continua: En primer lugar, identifique si un proyecto está alineado con la estrategia empresarial de la organización, y relegue cualquier iniciativa que no esté en consonancia con dicha estrategia. Si los objetivos estratégicos de la organización cambian, asegúrese de que el curso de cada proyecto también cambie.

2. Supervise de cerca el progreso del proyecto. A medida que los miembros del equipo avanzan en sus tareas, asegúrese de tener una visión clara del estado de cada trabajo, así como del progreso general del conjunto de tareas para cada sprint o hito a lo largo del tiempo. Una representación gráfica del trabajo pendiente, como un gráfico de evolución burndown, puede ser útil para obtener una comprensión rápida del estado actual y para compartir actualizaciones de estado con las partes interesadas en toda la organización.

3. Gestione los recursos del proyecto: del mismo modo, controle las áreas en las que los recursos del proyecto y los miembros del equipo puedan estar sobrecargados, así como aquellas donde pueda haber disponibilidad adicional de capacidad o presupuesto. Herramientas como los paneles de tickets o los tableros Kanban ofrecen una forma rápida para que los miembros del equipo proporcionen actualizaciones de estado e identifiquen brechas en los recursos.

4. Iterar, iterar e iterar: entregue el trabajo en sprints cortos para que los comentarios de los clientes ayuden a maximizar el valor entregado con cada versión, pero evite que cada iteración sea tan pequeña que no cumpla con una necesidad real. Trabajar en iteraciones permite a los equipos experimentar y explorar mientras aprenden de sus éxitos y fracasos.

Para comprender cómo aprovechar al máximo el PPM ágil, es útil profundizar en cómo la metodología ágil funciona en una plataforma de DevOps.

Desglosándolo aún más en detalle, estos son los pasos ágiles que siguen la mayoría de los equipos y cómo trabajan sin problemas con una plataforma de DevOps:

• Tickets: comience con un ticket que capture una sola función que ofrezca valor comercial para los usuarios.

• Tareas: a menudo, un ticket se puede separar en partes individuales. Utilice las tareas dentro de los tickets de GitLab para dividirlos en pasos o entregas más pequeños.

• Paneles de tickets: realice un seguimiento de los tickets y comunique el progreso, todo en una sola plataforma. Un panel de ticket es una interfaz única que le permite hacer un seguimiento de sus tickets desde el backlog hasta que estén finalizados.

• Épicas: gestione su portafolio de proyectos de manera más eficiente y con menos esfuerzo dando seguimiento a grupos de tickets que comparten un tema, en distintos proyectos e hitos.

• Hitos: realice un seguimiento de los problemas y las solicitudes de fusión creadas para alcanzar un objetivo comercial u objetivo estratégico más amplio en un período determinado.

• Plan de desarrollo: la fecha de inicio o la fecha de vencimiento se pueden visualizar en una cronología. La página del plan de desarrollo de épicas muestra dicha visualización para todas las épicas en un grupo o sus subgrupos.

• Etiquetas: cree y asigne etiquetas a tickets individuales, lo que le permite filtrar las listas de tickets por una sola etiqueta o varias etiquetas.

• Gráfico de evolución burndown: siga el trabajo en tiempo real y mitigue los riesgos a medida que surjan. Los gráficos de evolución burndown permiten a los equipos visualizar los tickets dentro del alcance de un sprint actual a medida que se completan.

• Peso del ticket: indique el esfuerzo estimado requerido para completar un ticket asignándole un peso.

• Colaboración: la capacidad de contribuir por medio del diálogo se ofrece en todo GitLab en tickets, épicas, solicitudes de fusión, confirmaciones y más.

• Trazabilidad: alinee los tickets de su equipo con las solicitudes de fusión posteriores que le brindan una trazabilidad completa desde la creación del ticket hasta su finalización una vez que pase el pipeline relacionado.

• Wikis: mantenga su documentación en el mismo proyecto donde reside su código.

• Entornos de trabajo ágiles Enterprise: las grandes empresas adoptaron la metodología ágil a escala empresarial mediante una variedad de entornos de trabajo. GitLab admite Scaled Agile Framework (SAFe), Spotify, entrega ágil disciplinada y más.

Es fácil olvidar que cada parte de una organización necesita ayuda con la planificación y la gestión de proyectos, no solo aquellos involucrados en el desarrollo de software. Siempre nos complace «practicar el dogfooding» con nuestra propia herramienta: así es como usamos GitLab para la gestión de proyectos de marketing y cómo un equipo gestiona las alianzas de socios. Según nuestra experiencia, la planificación ágil funciona mejor con una plataforma de DevOps.

Dado que la gestión ágil de proyectos y portafolios tiene muchas partes móviles, creamos una demostración práctica y una opción más detallada. Si está intentando gestionar los proyectos de varios equipos ágiles, vea un tutorial sobre cómo hacerlo. Si no le queda claro cómo funcionan los tickets de GitLab, vea esta demostración de los paneles de tickets de GitLab. Si quiere saber cómo funciona todo con el entorno de trabajo Scaled Agile Framework, se lo contamos aquí.

La Sociedad Geológica Británica (BGS) necesitaba una forma en que su personal científico pudiera mantenerse involucrado con el equipo de desarrollo de software. La solución fue la plataforma DevOps de GitLab y sus capacidades de gestión de proyectos. Consulte el estudio de caso para conocer cómo la BGS aceleró el desarrollo de software con un proceso colaborativo donde el código es visible para todos y las pruebas de seguridad están integradas.